Çoğu zaman, şirket dışı planlamacılar ve katılımcılar bu etkinlikleri iyi bir akşam yemeği veya üst düzey bir golf turu eklenmiş başka bir ekip toplantısı olarak görüyorlar. Ancak, bu, bilinen ofis ortamından uzakta, daha geniş bir organizasyon düşünmek için ekibi günlük baskılarından uzaklaştırarak kurum kültürü oluşturmak için mükemmel bir fırsattır. Yine de, bu kurumsal toplantıların birçoğu başarılı olmaz ve kalıcı bir etki bırakmaz. Peki, neden? Çünkü başarılı olmak için, birçok kuruluşun sahip olmadığı zamana-önemli miktarda düşünmeye ve planlamaya gerek duyulur. Kurumsal bir toplantının yapısı, çalışanların güne adapte olması ve daha da önemlisi birbirleriyle etkileşim halinde olmalarına yardımcı olmak için, mekan, gündem ve seyahat gibi lojistikler kadar önemlidir.
Çalışan katılımı niçin önemlidir?
Program ve gündem, hem çalışanlarınızın dikkatini çekmek hem de onların dahil olmasını sağlamak için toplantı boyunca ilgilerini çekmenin bir yoludur. Sonuçları belirleyen gün için belirlenmiş bir plan ve hedeflerin olması önemlidir. Neyi başarmak istediğinizi, geliştirmek istediğiniz davranışları veya değiştirmek istediğiniz dinamikleri düşünün ve bunların önceden iyi bir şekilde belirlendiğinden emin olun. Tecrübelerimiz bize, birçoğunun tartışması gereken geniş konularla serbest bir gün geçirmeyi tercih etmesine rağmen, bunun çoğu zaman verimli sohbetlere yol açmadığını göstermiştir. Her bir faaliyetten, net sonuçları olan hedeflerle tamamlanan geliştirilmiş bir gündem çok daha etkilidir.
Tüm katılımcılar, tartışmalarının organizasyonu nihai amaçlarına doğru yönlendirmelerinde nasıl yardımcı olacağını kolayca anlayabilmelidir. Çalışanların kurumsal bir toplantıya katılımını arttırmak için, üst düzey yöneticilerin desteği ve katılımı, bunun gerçekleşmesini sağlayabilir ya da olumsuzlukla sonuçlanabilir. Üst düzey ekip üyeleri şirkette çok etkili oldukları için, diğerlerini katılmaya motive etmek ve saha dışındakilere daha güçlü bir önem duygusu vermek için kullanılabilirler. Çalışanların aktif olarak katılmaları durumunda, ana düşüncenin işyerine döndüklerinde hala kalıcı olma olasılığı çok daha yüksektir.
Şirket dışı çalışanların katılımı nasıl sağlanır?
Misafir eğitmenler veya motivasyonel konuşmacılar temin etmek, tartışmaları başlatmak ve şirketin belirli aralıklarla düzenlenen toplantılarından farklı bir şirket toplantısı düzenlemenin harika bir yoludur. Ancak, yalnızca 'marka adı' sunucular olmadıklarından, ekibiniz için uygun olduklarından emin olmalısınız. Toplantınızın genel amacını veya hedefini konuşmacı ile tartışmak, sunumlarını buna göre uyarlamalarını sağlar, böylece beklentilerinizi aşabilirler. Daha heyecan verici (ya da sıradışı) dahil etmelere sahip olmak, ekip dışı sahadaki başarı için önemli bir itici güçtür.
Eğlenceli ekip kurma etkinlikleri, özellikle katılımcıların uzun toplantılara katılması muhtemel olduğunda ihmal edilmemelidir. Enerji vericiler, etkileşimli “ara" veya programa eklenen diğer yeni eklemeler, günü bölmeye ve motivasyonu teşvik etmeye yardımcı olabilir - bunlar müzikal buz kırıcılar, yarışmalar veya tam turnuvalar olarak çeşitlilik gösterebilir. Daha büyük organizasyonlarda, bunlar normalde iletişim kurmayan ekip üyeleri arasındaki etkileşimi teşvik etmek için yararlıdır.
Team Building Asia gibi günü planlamak ve yürütmek için harici bir yardımcı getirmek bir ekip toplantısı için değerli olabilir. Onlar, ekip dinamikleri hakkında önceden belirlenmiş herhangi bir fikir olmadan süreci tamamen değerlendirmekte ve araştırmakta özgürdürler. İdeal olarak planlama sürecinin bir parçası olacaklardır, böylece günün etkili olduğundan emin olmak için işe ve hedeflerine aşina olurlar. Şirket dışındaki sıkı çalışmanın kaybolmamasını sağlamak için, gün sonunda geri bildirimlerin, sonraki adımların ve fırsatların net bir planını oluşturmak önemlidir. Tüm katılımcılara dağıtmak için bütün notları ve çalışmaları tek bir belgede birleştirin. Şirket toplantısını, başarıya ve başarısızlıklara bakarak bir dahaki sefere yapılacak iyileştirmelerle birlikte değerlendirdiğinizden de emin olun.
Anahtar düşünceler
Şirket dışı planlama yapmak ve tüm çalışanları dahil etmek için zaman ve çaba harcamak, günün sonunda gerçekten çok büyük bir fark yaratabilir. Başarılı bir ekip toplantısı, organizasyon üzerinde çok daha geniş bir etkiye sahip olabilir, bu da iletişim kurmak için yeni yollar açar ve ekip dinamiklerini sürdürülebilir ve olumlu bir şekilde değiştirir.
